Informations sur les Données Personnelles

Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 :
Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
La présente «information sur les données personnelles» vise à informer les étudiants de la politique à laquelle s'astreint le CNOUS pour respecter leurs Données Personnelles.
Cette « information » décrit les modalités de gestion des Données Personnelles concernant les étudiants, personnes physiques, obtenues lors de la consultation ou de l'inscription sur le site Cvec. Elle ne porte que sur les traitements dont Les Crous sont responsables.

Objet du traitement

Par la Loi n° 2018-166 du 8 mars 2018 relative à l'orientation et à la réussite des étudiants (LORE), les Crous se sont vu confier la mission de collecter la Contribution de vie étudiante et de campus (CVEC).

Préalablement à son inscription administrative dans son établissement, tout étudiant en formation initiale dans un établissement d'enseignement supérieur doit se libérer de la CVEC, soit par paiement, soit par exonération.

Nature du traitement de données

Finalités : Le traitement permet :

• à tout étudiant assujetti de se libérer par paiement ou par exonération de la contribution de vie étudiante et de campus,
• de générer l'attestation de libération de la contribution de vie étudiante et de campus que l'étudiant devra produire lors de son inscription administrative dans son établissement et de permettre aux établissements de contrôler l'attestation,
• De procéder à d'éventuels remboursements dans les conditions définis par la règlementation
• de rapprocher la liste des étudiants inscrits dans tout établissement d'enseignement supérieur de la liste des étudiants s'étant libérés de la contribution,
• de gérer la répartition du produit de la contribution de la vie étudiante aux établissements de l'enseignement supérieur bénéficiaires, sur la base des étudiants inscrits et libérés de la Contribution de la vie étudiante.

Base légale : Ce traitement de données relève de la mission de service public dont est investie le réseau CNOUS-CROUS en application du décret 2018-564 du 30 juin 2018 relatif à la contribution prévue à l'article L.841-5 du code de l'éducation.

Article 6-e et 6-c du règlement général sur la protection des données – RGPD :
e) le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
c) le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

Responsable du traitement

Les Crous représentés par la présidente du CNOUS Bénédicte Durand

CNOUS - Centre national des œuvres universitaire et scolaire
60, bd du Lycée
92170 Vanves

Données traitées

Catégories de données traitées : Données d'identification, de connexions, coordonnées personnelles et coordonnées bancaires.

Source de données : Ces informations sont issues du portail gouvernemental de la vie étudiante (etudiant.gouv.fr), où elles ont été préalablement renseignées par l'étudiant utilisateur du portail Messervices.etudiant.gouv.fr.

Dans le cas du remboursement du montant de la CVEC pour un étudiant qui ferait valoir son droit à exonération postérieurement au paiement, ou pour un individu ayant payé alors qu'il n'est pas assujetti, les coordonnées bancaires seront collectées (BIC et IBAN) pour procéder au virement son le compte bancaire.

Caractère obligatoire du recueil des données : Le service de gestion de la contribution de vie étudiante et de campus prévoit, sauf mention contraire, le recueil obligatoire des données qui sont nécessaires au traitement de la demande.

Prise de décision automatisée : A l'exception d'une possible exonération au vu des décisions conditionnelles de Bourse pour l'année universitaire à venir, le traitement ne comporte pas de prise de décision automatisée.

Personnes Concernées : Le traitement de données concerne les personnes physiques concernées par la contribution vie étudiante

Destinataires des Données Personnelles

Catégories de destinataires

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• Les Crous en charge de la collecte de la CVEC tel que fixé par la loi
• Les universités et établissements d'enseignement supérieur (exclusivement les données mentionnées sur l'attestation de CVEC dans un périmètre limité aux étudiants qui s'inscrivent dans l'établissement)
• Les autorités de tutelles (ministère en charge de l'enseignement supérieur).

Données personnelles recueillies par les sous-traitants du Cnous

Les sous-traitants sont :

• Pour le paiement par carte bancaire : PayFiP
• Pour le paiement en espèces : Nirio - FDJ

Ils ont la charge de mettre en œuvre les processus d'encaissement adaptés.
Les données personnelles indispensables au paiement sont recueillies directement par les sous-traitants auprès de l'usager dans le respect des règles du code monétaire et financier.
La conformité au RGPD des sous-traitants a été vérifiée.

Transfert des données hors EU

Aucun transfert de données hors de l'union européenne n'est réalisé.

Conservation des Données Personnelles

Les informations recueillies relatives à la traçabilité des accès sont conservées un an. Après cette date, les données collectées seront supprimées.

Chaque année en début de campagne suivante, l'accès aux données à caractères personnelles de la campagne précédente n'est plus possible.

Les données à caractère personnel collectées pour délivrer une attestation CVEC sont alors conservées pendant une durée de cinq ans pour des raisons réglementaires et de contrôle interne.
À l'issue de cette durée réglementaire de conservation des données, elles sont supprimées.

Sécurité

En tant que co-responsable de traitements, le CNOUS met en œuvre des moyens techniques et organisationnelles appropriés pour protéger les données personnelles en autre des tests de charges ont étés effectués et des audits de sécurité.

Vos droits sur les données vous concernant

L'étudiant dispose d'un droit général d'accès, de rectification et de suppression de l'ensemble des données personnelles le concernant qui ont été collectées au titre de son inscription pour bénéficier des services numériques offert par le portail. Il dispose aussi du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

• Le droit d'accès s'effectue soit lors de la première visite sur le site CVEC en affichant en page d'accueil les données personnelles ou par « mon profil » du portail Messervices.etudiant.gouv.fr. Il permet de visualiser à tout moment les données personnelles de l’étudiant.
• Concernant le droit de rectification le formulaire « mon profil » du portail MesServices permet la modification de certaines données en ligne lorsque l’étudiant est authentifié. La modification de données d’identités et de l’INE nécessite une demande préalable via un formulaire d’assistance en ligne sur le portail MesServices permet à l’étudiant dans faire la demande. Se reporter aux mentions d’information du portail MesServices.
• Le droit de suppression dans CVEC est conditionné par la nécessité de justifier d’un acquittement de la CVEC (par paiement ou par exonération) pour l’année universitaire et ne pourra être supprimé que pour la rentrée suivante.

Exercer ses droits auprès du délégué à la protection des données personnelles

Les Crous ont désigné leur délégué régional à la protection des données et sont le relais du délégué du Cnous auprès des étudiants.
Le Délégué à la protection des données du Crous reçoit les réclamations des étudiants concernés par les traitements pour lesquels il a été désigné et veille au respect du droit des étudiants. Il traite ces réclamations ou met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement.

Pour toute question relative au traitement des Données Personnelles, l’étudiant peut contacter

• par voie postale : voir liste des Crous
• par voie électronique : voir liste des délégués à la protection des données

Le traitement des Données Personnelles dans le cadre de l'exercice de vos droits ce fait à titre personnel et confidentiel. A ce titre, pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez faire parvenir les éléments nécessaires à votre identification à savoir

• une attestation écrite sur l'honneur par laquelle vous certifiez être le titulaire des dites Données Personnelles
• et une photocopie d'une pièce d'identité

Engagement des Crous dans le traitement des données personnelles

Les Crous s’engagent à mettre tout en œuvre pour que les données personnelles de l’étudiant soient :

• obtenues et traitées loyalement et licitement
• collectées pour les finalités déterminées, légitimes et à limiter leur utilisation à ces finalités
• adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités
• accessibles et bénéficient d'un droit de rectification ou de suppression suite à une demande adressée par voie postale ou électronique au responsable du traitement précité
• conservées conformément aux finalités poursuivies. Les Crous s’engagent à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité des données en vue d'empêcher qu’elles puissent être endommagées, modifiées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés.

Coordonnées des CROUS

Les Données Personnelles collectées

Dans le cas du remboursement du montant de la CVEC pour un étudiant qui ferait valoir son droit à exonération postérieurement au paiement, ou pour un individu ayant payé alors qu’il n’est pas assujetti, les coordonnées bancaires seront collectées (BIC et IBAN) pour procéder au virement sur son compte bancaire.